Tipy pro organizaci gastronomických akcí

Nejprestižnější společnosti dávají o své značce vědět prostřednictvím organizaci gastronomických akcí. Jedná se o velmi účinný způsob, jak prezentovat své produkty, navázat cenné vztahy a šířit image své firmy.

Mějte na paměti, že aby byla tato akce úspěšná, musí vaše zákazníky pozitivně překvapit. Proto je třeba vědomě naplánovat všechny detaily a učinit tento zážitek jedinečným a nezapomenutelným.

Udělejte si tedy pohodlí, protože vám poskytneme účinné tipy, jak uspořádat schůzky s občerstvením. Jdeme na to!

Plánování akcí s jídlem a pitím Co je to?

Gastronomické akce jsou aktivity a společenské události, které svým hostům nabízejí stravovací služby. Mezi nimi můžeme zmínit obchodní obědy, koktejlové večírky, recepce a uvedení některých produktů na trh.

V tomto pořadí myšlenek bude organizace tohoto typu setkání definována několika faktory, jako je téma, účel, počet hostů a další. Je důležité zmínit, že úspěch bude záviset na vaší schopnosti delegovat činnosti. Proto považujeme za zásadní mít integrovaný tým, který je ochoten se k úkolům připojit.

9 účinných tipů pro organizaci schůzek týkajících se jídla a pití

Spojení těchto činností je možné jen s vynaložením úsilí, zdrojů a dobré organizace. Zde je 9 účinných tipů pro nezapomenutelnou akci s jídlem a pitím:

1. Vytvoření komplexní strategie a akčního plánu

Na začátku je třeba určit, jakou strategii použijete pro přípravu gastronomické akce

V této souvislosti doporučujeme, abyste se sešli se svým týmem a zamysleli se nad následujícími otázkami:

• Jak dlouho bude akce trvat?
• Jaké výbory zřídíte pro rozdělení odpovědnosti? (mimo jiné logistika, rozpočet, protokol)
• Kdo bude hlavním řečníkem?
• Počet a podmínky sponzorů?
• Jaké bude téma a obsah akce?
• Jaký typ stravovacích služeb si najmete? (stolní, bufetové, smíšené)?
• Jaká zvuková společnost bude zajišťovat zábavu?
• Jak budete své produkty nebo značky prezentovat publiku?
• Jaký bude program ?
• Jaký máte rozpočet?

Na základě těchto informací sestavíte se svým týmem plán postupu, jak na ně reagovat. Kromě toho byste měli ke každému úkolu přiřadit osobu, která za něj bude pravidelně zodpovídat.

2. Maximálně propagujte své setkání s jídlem a nápoji

Účel vaší akce může být velmi zajímavý, ale abyste dosáhli požadovaného účinku, musíte informace správně šířit. Proto je velmi důležité, abyste se rozhodli pro nejlepší způsob komunikace.

Můžete začít s personalizovanými pozvánkami, které hostům pošlete e-mailem. Měli byste také využít sílu sociálních médií. Rozesílejte informace co největšímu počtu influencerů, protože ti mají své příznivce, kteří zprávu rychle rozšíří.

Zúčastněte se rozhovorů v multimediálních prostorách, kde vysvětlíte podrobnosti o činnosti. Je to skvělá příležitost, jak objasnit pochybnosti zájemců, kteří se na vás obrátí. Doporučujeme vám, abyste byli kreativní a využili k tomu hromadné sdělovací prostředky.

3. Vytvoření webových stránek jako komunikačního kanálu

Dalším skvělým nápadem je vytvořit portál pro zájemce o účast. V něm máte mimo jiné možnost informovat o cílech akce, nákladech, místě a době trvání. Kromě toho umožňuje promítat firemní image a snímky z předchozích aktivit.

Je důležité, abyste se snažili získat kvalitní webové stránky, protože budou vypovídat o profesionalitě společnosti. Zahrňte také sekci pro online registraci a vytvořte způsob komunikace prostřednictvím tohoto média (e-mailová schránka, chat, fórum atd.)

K podpoře účasti používejte videa a můžete na ně umístit i odkazy na své produkty, abyste s nimi uživatele seznámili.

4. Postarejte se o své publikum před akcí, během ní i po ní

Měli byste se ujistit, že se o vaše hosty bude vždy pečovat. Tím se od počátku vytvoří atmosféra důvěry a loajality. Pokud je aktivita rozsáhlá, budete muset zřídit výbor pro sociální vztahy, abyste pokryli všechny zúčastněné strany.

Nezapomeňte, že v závislosti na oblasti budete muset podmínky přizpůsobit. Například skupina účastníků z oblasti vzdělávání není totéž co skupina účastníků z oblasti zdravotnictví. Každý z nich si cení jiného prostředí, druhů jídla a nápojů.

Bez ohledu na to, jaká populace se zúčastní, je však vhodné dát najevo exkluzivitu, protože každý se rád cítí výjimečně. A nakonec doporučujeme nechat komunikační kanál otevřený, abyste mohli získat názory a hodnocení účastníků. To vám pomůže zlepšit se v budoucích činnostech.

5. Určete místo, které nejlépe vyhovuje vašim potřebám

To je jeden z aspektů, na kterém stojí za to pracovat. Místo konání je pro událost tím, čím je plátno pro malíře. Jinými slovy, můžete mít nejbohatší a nejkvalitnější zdroje, ale na špatném místě se nikam nedostanete.

Udělejte si čas a navštivte různé prostory. Prohlédněte si komunitu, vyžádejte si cenové nabídky a zeptejte se na výhody, které nabízejí. A nakonec si zjištěné informace vyměňte se svým týmem, abyste určili, který z nich nejlépe odpovídá konceptu.

Nezapomeňte, že místo konání je proměnnou, která podmiňuje mnoho aspektů plánování. Zvuková služba vám například neposkytne cenovou nabídku, dokud nebude znát akustickou kapacitu místa. Snažte se tedy tento aspekt definovat s dostatečným předstihem.

6. Najměte si špičkového dodavatele jídla

Dostáváme se k zásadnímu aspektu našeho příspěvku, protože bez jídla a pití se neobejdou žádné gastronomické akce. V tomto smyslu doporučujeme najmout si službu s prokazatelnými zkušenostmi s tímto typem činností.

Na druhou stranu se domníváme, že byste měli pořádat pravidelné schůzky, na kterých byste definovali, jak chcete službu poskytovat. Mějte na paměti, že cíle akce určujete vy, ale neuzavírejte se návrhům. Je pravděpodobné, že vám mohou pomoci tím, že se podělí o své zkušenosti s podobnými událostmi.

Nezapomeňte na logistické detaily a přistupujte k tomu co nejformálněji. Písemně zaznamenejte všechny aspekty týkající se mimo jiné časů dodávek, množství potravin, vykládky.

7. Důraz na dobrou prezentaci pokrmů

Při gastronomických akcích jsou jídlo a nápoje hlavními hrdiny. Doprovázejí sdělení, které chcete předat, a pomáhají zpříjemnit a zprostředkovat zážitek. Proto byste se měli snažit prezentovat jídlo co nejlépe.

V této souvislosti se zamyslete nad tím, jak nejlépe zapůsobit na strávníky. Vyhněte se nudnému vzhledu příprav, dodejte pokrmům chuť a barvu.

Také je třeba sladit výše uvedené s výzdobou místnosti. Snažte se sladit stoly, židle a nádobí s tématem gastronomické akce. Neváhejte se poradit se svým týmem (nebo s výborem pro atmosféru) o jejich názorech na tuto záležitost.

8. Nabídka pestrého jídelníčku

Nejprve je třeba zjistit, jaké jsou stravovací návyky a omezení účastníků. Až budete mít tyto informace, zamyslete se nad sestavením jídelního lístku, který by mohl uspokojit co nejvíce lidí.

Mějte na paměti, že chutě jednotlivých strávníků se značně liší. Proto doporučujeme vybrat si alespoň 2 hlavní jídla a 2 dezerty. Přemýšlejte také o tom, že byste mohli zařadit nějaké předkrmy, řadu koření, teplé a studené nápoje.

Z potravin, které můžete zařadit, doporučujeme:

• Začít můžete předkrmy. Nejčastěji se při těchto aktivitách používají kanapky, sendviče a pečivo.
• Jako hlavní jídla si připravte například valencijskou paellu, těstoviny, různá masa, saláty a polévky.
• Jako dezerty můžete přidat krémy, dorty, zmrzlinu, vafle, šneky a různé sušenky.

Co se týče nápojů, také vám nabízíme několik nápadů:

• Koktejly jako mojito, piña colada, rumový punč, margarita a různá vína.
• Dostatek minerální vody, nealkoholických nápojů, různých ovocných šťáv.
• Horké nápoje, jako je káva, čaj a nálevy.

9. Nezapomeňte na ekologický nádech této aktivity

Na závěr bychom rádi navrhli koncept, který se v posledních letech stal velmi populárním. Každým dnem přibývá pohostinských podniků, které prohlubují ekologické povědomí o racionálním využívání zdrojů.

Proto doporučujeme používat k servírování a přenášení výrobků jednorázové nádobí. Tyto položky nemají vliv na chuť potravin a rozkládají se bez zásahu člověka. A co je důležité, lze je přizpůsobit tak, aby odpovídaly vaší firemní image a dotvářely koncept akce.

Tímto končíme tento článek o tom, jak pořádat gastronomické akce. Od této chvíle je na vás, abyste získané znalosti uplatnili v praxi a zapůsobili na své klienty a hosty.

A nezapomeňte, že v našem internetovém obchodě najdete ty nejlepší produkty pro vaše gastronomické akce.